找得到資料，仍不敢直接使用
歷史方案、產品參數和項目記錄通常都在，但查找慢，重寫多，也不清楚引用的數字、制度條款和經驗現在是否仍然有效。權限和版本若沒有標明，同一問題會得到幾種説法。智能應用若只求答得快，而不標出處，反而讓對外文件更難審。
先建結構，再做可引用的底稿
我們整理企業同意納入的資料，標註版本、適用範圍、權限和維護人，形成目錄與知識卡片。圍繞具體任務檢索依據，寫出帶引用、衝突項和待補項的問答或方案底稿。過期、缺頁或互相矛盾的內容會標出並交給維護人，不在底稿裡擇一當成事實。價格、資質和商務條款只附上依據與確認狀態，供業務人員審閲。
應用要能維護，而不是一次導入
交付包括資料結構、可試用的問答或編寫原型，以及更新、糾錯和權限規則。誰可以改卡片、如何作廢舊版、錯誤答案如何撤回，都寫進維護方式。試用時用真實提問抽查引用是否對得上原文。未經確認的底稿只留在內部，不直接發給客戶或寫進合同。
具體交付
- 資料目錄與知識卡片
- 帶引用的問答或方案底稿
- 版本、權限與糾錯機制
事實、價格、資質和對外承諾，須由業務人員確認後纔可使用。